17.11.2008
TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO
Dnro 2127/451/2006
TIETOSUOJAVALTUUTETUN PÄÄTÖS JA OHJAUS TARKASTUSOIKEUTTA KOSKEVASSA ASIASSA
Asia: Tarkastusoikeuden toteuttaminen jäsenrekisterin tietoihin
Hakija: X
Rekisterinpitäjä: Jehovan todistajat uskonnollinen yhdyskunta
Hakija vaatii saada tarkastaa kaikki häntä koskevat tiedot, jotka on talletettu Jehovan todistajien Espoon eteläisen seurakunnan ja Suomen haaratoimiston (Betelin) rekisteriin. Hakija on toimittanut 22.11.2006 päiväämänsä pyynnön rekisterinpitäjälle. Siinä hän on maininnut erityisesti haluavansa tarkastaa 12.11. vanhemmiston kokouspöytäkirjan (komitean muodostaminen) ja 20.11. oikeuskomitean erottamispäätöksen perusteluineen (sekä kirjeeseen suljettu päätös että Betelille lomakkeella s-77 ja ja s-79). Pyynnössään hakija on myös maininnut haluavansa tarkastaa kaikki tiedot ja erityisesti tiedot vuodelta 2006.
Rekisterinpitäjä on lähettänyt hakijalle 1.1.2007 päivätyn vastauksen, johon on kirjoitettu hakijasta rekisterissä olevat tiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, liittymis- ja eroamispäivät). Lisäksi on ilmoitettu mitä tietoja hakijasta s-79- lomakkeella on. Vastauksen mukaan haaratoimiston tai seurakunnan rekisterissä ei ole muita hakijaa koskevia tietoja ja s-77 lomakkeen käyttö on lopetettu vuosia sitten.
Tämän jälkeen hakija lähetti vielä uuden, 4.1.2007 päiväänsä rekisteritietojen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle. Hän viittasi Jehovan todistajien omiin ohjeisiin jäsenen erottamiseen liittyvästä menettelystä.
Hakijan mukaan on syytä olettaa Jehovan todistajien omien erottamismenettelyyn liittyvien ohjeiden perusteella, että hänelle ei ole annettu valtaosaa hänen pyytämistään tiedoista. Hakijan mukaan on syytä olettaa, että myös hänen kohdallaan on toimittu ohjeiden mukaisesti. Erottamismenettelyyn liittyen henkilöstä tehdään erittäin yksityiskohtaiset tiedot sisältävä raportti tai pöytäkirja, joka suljetaan kirjekuoreen ja säilytetään muka yksityisenä asiakirjana jonkun vanhimman kotona, vaikka se hakijan mielestä kuuluu seurakunnan arkistoon. Hakija kertoo, ettei hänelle ole annettu tietoa erottamisen syystä, siihen johtaneista asioista, mitä tapahtui ja miksi henkilö katsottiin katumattomaksi sekä mitä todisteita väärinteosta oli eikä hänelle ole liioin annettu komitean kirjettä eikä kokouksesta tehtyä pöytäkirjaa. Hakijan mukaan kyse ei ole kenenkään henkilökohtaisista papereista, vaan seurakunnan papereista, joihin on tarkastusoikeus.
Rekisterinpitäjän 17.9.2007 antaman selvityksen mukaan Jehovan todistajien uskonnollinen yhdyskunta on jäsenrekisterin rekisterinpitäjä eikä yksittäiset seurakunnat. Jäsenrekisteri sisältää täsmälleen samat tiedot, mitkä rekisterinpitäjä vuosittain saa väestörekisterikeskukselta henkilöistä, jotka on merkitty Jehovan todistajiin kuuluviksi. Henkilörekisteriksi voitaneen tulkita myös aakkosjärjestyksessä henkilön nimeen mukaan oleva kortisto henkilöistä, jotka on erotettu tai jotka ovat eronneet Jehovan todistajien seurakunnista. Uskonnollinen yhdyskunta ylläpitää tätä kortistoa, joka muodostuu S-79a korteista. Mitään elektronista rekisteriä erotetuista ei pidetä. Kussakin paikallisseurakunnassa on seurakunnan julistajakorteista S-21 koostuva kortisto, joka voitaneen tulkita henkilörekisteriksi. Sillä pidetään kirjaa julkiseen sananpalvelukseen osallistuvien ja määrätyt vaatimukset täyttävien vapaaehtoistoiminnasta. Näissä korteissa olevien tietojen pitämiseen pyydetään asianomaiselta suostumus. Jo vuosia sitten hakija pyysi hävittämään hänestä tehdyt kortit ja näin tehtiin, joten niitä ei enää ole Espoossa. Espoon eteläisellä seurakunnalla ei ilmoituksensa mukaan ole mitään henkilörekisteriksi katsottavaa, jossa olisi hakijaa koskevia tietoja.
Rekisterinpitäjän vastauksen mukaan hakijalle on lähetetty kaikki rekisteritiedot. Hakijan aikanaan seurakunnasta erottaneen komitean hallussa on kuitenkin suljettu kuori, jossa on S-79b-kortti, joka on tiedoiltaan identtinen S-79a-kortin kanssa. Kuoressa saattaa olla myös komitean kirje tai muistiinpanoja hänen asiansa käsittelystä. Nämä eivät kuitenkaan ole osa mitään henkilörekisteriä eivätkä kuulu hakijalle.
Vanhimmisto päättää kokouksessaan vain sen, ketkä muodostavat oikeuskomitean ja kuka toimii sen puheenjohtajana. Kyseisen henkilön asiaa ei muutoin käsitellä. Jos tällainen asia tulee esille vanhimmiston normaalissa kokouksessa, jossa käsitellään monia muitakin asioita, siitä saattaa olla merkintä pöytäkirjassa. Muussa tapauksessa asia usein sovitaan vain suullisesti. Oikeuskomitea harkitsee, onko raamatullista perustetta henkilön erottamiseen. Henkilölle ilmoitetaan erottamisesta suullisesti ja seurakunnalle ilmoitetaan, että kyseinen henkilö ei enää ole Jehovan todistaja. Jos henkilö valittaa erottamispäätöksestä, asetetaan valituskomitea, joka käsittelee tapauksen uudelleen. Jehovan todistajien kautta maailman noudattamien ohjeiden mukaan tällaisia asioita koskevat kirjeet ja mahdolliset muistiinpanot pannaan oikeuskomitean käsittelyn jälkeen suljettuun kuoreen ja ne pidetään ehdottoman luottamuksellisina. Turvallisuussyistä joko oikeuskomitean jäsen tai seurakunnan sihteeri pitää ne tallessa. Luottamuksellisella asioiden käsittelyllä suojellaan sekä kyseistä henkilöä itseään, että asiaan liittyneitä muita henkilöitä ja heidän intimiteettiään. Oikeuskomitean muistiinpanot tai kirjeet ovat suljetussa kuoressa, eivätkä ne muodosta osaa henkilörekisteristä eikä näitä tietoja liitetä mihinkään rekisteriin. Kirjeitäkään ei suositella säilytettäväksi tietokoneissa. Näitä tietoja ei myöskään käytetä mihinkään muihin tarkoituksiin, kuten "jäsensuhteen hoitoon." Tiedot eivät kuulu minkäänlaiseen jäsen- tai muuhun rekisteriin. Nämä asiat ovat suljetussa kuoressa, eikä kukaan käytä niitä mihinkään tarkoitukseen. Sama komitea, joka on käsitellyt henkilön asiaa, ottaa kuoren esille ja avaa sen vain jos asianomainen henkilö anoo takaisinpääsyä seurakuntaan ja komitea päättää ottaa hänet takaisin. Siinä tapauksessa tai jos asianomainen henkilö on kuollut, suljetussa kuoressa ollut S-79b-kortti palautetaan haaratoimistoon allekirjoitettuna ja päiväyksellä täydennettynä. Oikeuskomitea yleensä haluaa palauttaa tapauksen tosiasiat mieleensä kun se ottaa asian uudelleen käsittelyyn. Jos aineistoa säilytetään vielä henkilön takaisinottamisen jälkeenkin, se avataan vain jos henkilön asioita joudutaan taas uudelleen käsittelemään jonkin vakavan asian vuoksi. Rekisterinpitäjä ei katso, että kaikki sen seurakunnissa tai haaratoimistossa oleva kirjeenvaihto tai muu materiaali olisi osa jotakin henkilörekisteriä ja siten tarkastusoikeuden piirissä. Jos luottamuksellinen aineisto tulkittaisiin sellaiseksi, josta jokaisella on oikeus saada valokopioita, mikäli hänen nimensä esiintyy jossakin paperissa, se veisi kaiken pohjan pois minkäänlaiselta luottamuksellisuudelta. Useimmiten tapauksiin on liittynyt monia ihmisiä ja papereissa on heidän nimiään ja joskus heidän kannaltaan arkaluonteisia tietoja heidän toiminnastaan. Valokopioiden antaminen johtaisi siihen, että näitä muitakin ihmisiä koskevia tietoja julkistettaisiin vastoin heidän tahtoaan ja pantaisiin mahdollisesti Internetiin.
Rekisterinpitäjän 24.10.2007 antaman lisäselvityksen mukaan Espoon eteläisen seurakunnan suljetussa arkistossa on vain hakijaa koskeva lomake S-79, jonka tiedot ovat identtiset niiden tietojen kanssa, jotka hakijalle on lähetetty ja myös tietosuojavaltuutetulle valokopiona. Muut hakijan tapausta koskevat paperit on hävitetty.
Rekisterinpitäjän 5.11.2008 antaman lisäselvityksen mukaan haaratoimisto on aikanaan saanut Espoon Eteläiseltä seurakunnalta ilmoituskirjeen hakijan erottamisesta ja myös asiaa käsitelleen valituskomitean päätöksen. Asian käsittely todettiin aikanaan asianmukaiseksi ja koska kyseinen tapaus oli loppuun käsitelty, sitä koskevat kirjeet hävitettiin. Espoon Eteläinen seurakunta on jolloinkin vuoden 2007 aikana hävittänyt hakijaa koskevan muun aineiston lukuun ottamatta häntä koskevaa erotetun henkilön korttia. Rekisterinpitäjän mukaan S-77- lomakkeen käyttö sellaisena, jossa oli jotakuta yksityistä henkilöä koskevia tietoja erottamiseen liittyvissä asioissa, lopetettiin Suomessa noin kymmenen vuotta sitten. Sama lomakkeen numero kuitenkin säilytettiin pelkkiä painettuja ohjeita sisältävänä kirjeenä, johon ei merkitä mitään henkilötietoja.
Hakijan toteaa 4.10.2007 antamassaan vastineessa, että internetissä olevien Jehovan todistajien omien ohjeiden mukaan erottamismenettelyn yhteydessä pöytäkirja tulee tehdä ja lähettää haaratoimistoon. Hän ihmettelee, miksei tätä ohjetta noudatettaisi johdonmukaisesti. Hakija kertoo, ettei hänelle ole annettu kaikkia tietoja eikä myöskään kirjallista kieltäytymistodistusta. Hakijan mukaan hänen pyyntönsä saada itseään koskevia tietoja koskee ainakin seuraavia dokumentteja: sen vanhimmiston kokouksen pöytäkirja, jossa oikeuskomitea muodostettiin, oikeuskomitean laatima pöytäkirja, oikeuskomitean laatima pöytäkirja haaratoimistolle ja sekä valituskomitean kirjekuoreen laitettu että haaratoimistolle lähetetty pöytäkirja ja muut mahdolliset hakijaa koskevat, hänen erottamisensa yhteydessä tehdyt pöytäkirjat. Hakijan mielestä rekisterinpitäjä ei perustellut, miksi henkilön erottaminen järjestön jäsenyydestä ei olisi jäsenyyteen ja jäsenrekisteriin liittyvä asia. Hakija kysyy, mikä muu voi olla enemmän jäsenrekisteriasia kun jäseneksi liittyminen ja siitä erottaminen tai eroaminen. Hakijan mukaan perusteluiksi ei riitä, että maailman laajuisesti noudatetaan samaa tapaa, koska jos Suomen laki asettaa tietyt ehdot, niin eikö niitä pitäisi noudattaa. Hakija viittaa rekisterinpitäjän antamaan selvitykseen siitä, että sillä on aakkosjärjestyksessä oleva kortisto henkilöistä, jotka ovat eronneet tai erotettu Jehovan todistajien seurakunnista. Hakijan mukaan mainittuun rekisteriin kuuluvat kiinteästi myös ne pöytäkirjat, mitkä on tehty erottamisen yhteydessä ja jotka on lähetetty haaratoimistoon ja joita säilytetään sekä jonkun vanhimman kotona ja myös Jehovan todistajien haaratoimistossa. Hakija kertoo, että on saanut muutaman mitättömän itseään koskevan tiedon, mutta ei pöytäkirjoissa olevia tietoja. Kun tietoja ei anneta edes syytetylle itselleen, hänen oikeusturvansa vaarantuu. Hakija ei ymmärrä "suojeluaan" sillä tavalla, ettei hänelle anneta häntä koskevia papereita. Oikeusturvankin kannalta jokaisen on voitava tarkistaa, onko kaikki hänestä talletetut tiedot talletettu oikein. Hakijan mukaan asioita ei säilytetä kirjekuorissa vuosia, jos niitä ei käytetä. Joku tietoja käyttää johonkin tarkoitukseen. Se, että Jehovan todistajat estävät ihmisiä tarkastamasta omia tietojaan jokaisessa maassa, ei tee siitä hyväksyttävää. Suomen laki antaa ihmisille oikeuden tarkastaa omat tietonsa. Hakija kertoo, ettei ole pyytänyt muiden henkilöiden tietoja, vaan hänen omien tietojensa saaminen riittää hyvin. Sellaisten henkilöiden tiedot, jotka eivät liity hakijan asiaan, voidaan peittää. Hakija kertoo, ettei ole koskaan julkaissut kenestäkään mitään yksityiselämään liittyvää eikä varsinkaan intiimejä asioita.
Hakija antoi 21.11.2007 vielä toisen vastineen, jossa hän mm. kertoo, että toistaiseksi yksikään Jehovan todistaja tai entinen todistaja ei ole koskaan saanut omia tietojaan nähtäväksi.
Tietosuojavaltuutettu ei ole enää kuullut hakijaa rekisterinpitäjän 5.11.2008 antaman lisäselvityksen johdosta, koska hakijan enempää kuulemista on pidetty hallintolain 34 §:n nojalla ilmeisen tarpeettomana.
Tietosuojavaltuutettu hylkää henkilötietolain 40 §:n nojalla hakijan vaatimuksen tarkastusoikeuden toteuttamista koskevan määräyksen antamisesta. Tarkemmat perustelut ilmenevät seuraavasta.
Henkilötietolain mukaan henkilörekisterin muodostavat samaa käyttötarkoitusta varten kerätyt tiedot. Kyse on loogisesta rekisterikäsitteestä ja siten saman rekisterin tietoja voi olla osin talletettuna sähköisesti tietokoneella ja osa saman rekisterin tiedoista voi olla esimerkiksi kortissa tai kansiossa tai kirjekuoressa. Tiedot voivat olla myös eri henkilöiden hallussa.
Uskontokuntien jäsenrekistereitä koskevan lain mukaan uskontokunnan jäsenrekisteriin kerätään ja talletetaan jäsenistä uskontokunnan toiminnan ja hallinnon kannalta tarpeelliset tiedot. Tällaisia tietoja ovat kyseisen lain mukaan mm. uskontokunnasta eroamisajankohta.
Tietosuojavaltuutettu katsoo, että myös tiedot jäsenen eroamisen tai erottamisen syystä kuuluvat jäsenrekisteriin silloin, kun tällaisia tietoja on kerätty. Saadun selvityksen mukaan jäsenestä tehdään eronneen tai erotetun kortti. Sen lisäksi yksityiskohtaisia tietoja jäsenen erottamiseen johtaneista syistä ja siitä, miksi erottamiseen päädyttiin, sisältyy jäsenen erottamista käsitelleiden oikeuskomitean ja valituskomitean laatimiin kirjeisiin, muistiinpanoihin tai muihin merkintöihin. Niitä säilytetään suljetussa kuoressa seurakunnassa tai jonkun seurakunnan vanhimman hallussa ja yksi kappale lähetetään myös haaratoimistoon. Rekisterinpitäjän ilmoituksen mukaan kuoret avataan vain silloin, jos entinen jäsenen haluaisi tulla uudestaan jäseneksi. Kyseisistä tiedoista ilmenee jäsenen uskonnollisesta yhdyskunnasta erottamisen syyt ja yksityiskohtaiset perustelut ja niitä käytetään uudelleen harkittaessa, voidaanko entinen jäsen ottaa takaisin. Tietoja käytetään siten jäsentä erotettaessa ja hänen uutta jäsenyyttään harkittaessa eli uskonnollisen yhdyskunnan jäsenyyteen liittyviin asioihin. Tietosuojavaltuutettu katsoo, että edellä mainitut tiedot ovat Jehovan todistajien tietoja siitä riippumatta kenen hallussa ne ovat. Tietosuojavaltuutettu katsoo myös, että kirjekuoressa tai muualla säilytettävät erottamistiedot liittyvät erottamisesta tehtäviin kortteihin ja kuuluvat jäsenrekisteriin. Sillä jäsenellä tai entisellä jäsenellä, jonka erottamisesta on ollut kyse, on niihin henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus. Hänen tarkastusoikeutensa voidaan evätä vain henkilötietolain 27 §:ssä säädetyillä perusteilla. Myös julistajakortit kuuluvat henkilörekisteriin.
Rekisterinpitäjän selvityksen mukaan haaratoimisto on aikanaan saanut seurakunnalta ilmoituskirjeen hakijan erottamisesta ja asiaa käsitelleen valituskomitean päätöksen. Asian käsittely todettiin kuitenkin aikanaan asianmukaiseksi ja koska kyseinen tapaus oli loppuun käsitelty, sitä koskevat kirjeet hävitettiin. Myös seurakunta on vuoden 2007 aikana hävittänyt hakijaa koskevan muun aineiston lukuun ottamatta häntä koskevaa erotetun henkilön korttia.
Asiassa saadun selvityksen mukaan hakija on saanut tarkastaa osan itseään koskevista rekisteritiedoista, mutta loput tiedot rekisterinpitäjä on hävittänyt joko omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä. Tietosuojavaltuutettu ei voi siten antaa tarkastusoikeuden toteuttamisesta koskevaa määräystä, koska saadun selvityksen mukaan ne hakijan pyytämät tiedot, joita hän ei ole saanut tarkastaa, on hävitetty.
Saadun selvityksen mukaan vanhimmiston kokouksessa ainoastaan nimetään erottamisasiaa käsitteleviin komiteoihin osallistuvat henkilöt, mutta ei käsitellä itse erottamisasiaa. Tämän vuoksi tietosuojavaltuutettu katsoo, että vanhimmiston kokouksesta mahdollisesti laadittu pöytäkirja, josta ilmenee erottamista käsittelevään komiteaan nimetyt henkilöt, ei kuulu henkilörekisteriin eikä hakijalla ole siihen siten tarkastusoikeutta.
Henkilötietolaki (523/1999) 3 § 3 k, 26 §, 40 § 2 mom.
Laki uskontokuntien jäsenrekistereistä (614/1998) 1 §, 3 § ja 4 §
- - [Muutoksenhaku, tiedoksianto jne.] -
Jäljennös hakijan tarkastusoikeutta ja hänen tiedustelemiansa muita asioita koskevasta, rekisterinpitäjän 5.11.2008 antamasta lisäselvityksestä lähetetään hakijalle oheisena tiedoksi. Tietosuojavaltuutettu toteaa rekisterinpitäjälle yleisenä ohjauksena seuraavaa.
Asian käsittelyn yhteydessä ilmeni, että rekisterinpitäjä lähetti aluksi tarkastusoikeuden nojalla pyydettyjä tietoja siten, että kirjoitti tietojen sisällön hakijalle lähetettyyn vastaukseen. Tämä ei ole lainmukainen tapa henkilötietolain mukaisen tarkastusoikeuden toteuttamiseen. Tarkastusoikeuden nojalla henkilöllä on oikeus pyynnöstä nähdä ja saada jäljennökset itseään koskevista rekisteritiedoista, ellei tarkastusoikeuden epäämiseen ole henkilötietolain 27 §:ssä säädettyjä perusteita. Tämän vuoksi tietosuojavaltuutettu kehottaa rekisterinpitäjää vastaisuudessa toteuttamaan tarkastusoikeuden lainmukaisesti lähettämällä pyytäjälle jäljennökset häntä koskevista rekisteritiedoista. Sähköisesti tietokoneella käsiteltävistä tiedoista tulee lähettää tuloste. Pyytäjälle tulee antaa kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy, ellei kaikkia hänen pyytämiään tietoja anneta hänelle. Tarkempia ohjeita tarkastusoikeudesta ja sen toteuttamisesta löytyy tietosuojavaltuutetun kotisivuilla olevasta oppaasta http://www.tietosuoja.fi/30363.htm.
Hakija halusi myös tietää, onko pyydettyjen papereiden hävittäminen ollut asianmukaista ja laillista ja miksi erottamiseen liittyvät tiedot hävitettiin, vaikka ne ohjeiden mukaan pitäisi säilyttää. Hakija kertoo aiemmin kieltäneensä tietojensa keräämisen, jonka vuoksi hänen tietonsa silputtiin muutaman päivän kuluttua. Hakijan mukaan hänelle ei annettu tiedoista kopiota ennen silppuamista. Rekisterinpitäjä katsoo, että sillä on täysi oikeus hävittää sille lähetettyjä luottamuksellisia kirjeitä.
Tietosuojavaltuutettu toteaa ohjauksena, että silloin kun henkilö pyytää tarkastaa rekisteritietonsa ja jos tiedot pyyntöhetkellä ovat olemassa, niin tietoja ei tule hävittää ennen kuin tarkastusoikeus on toteutettu ja tarkastusasia loppuun käsitelty. Tietosuojavaltuutettu katsoo edellä olevan päätöksen mukaisesti, että jäsenen eroamisen tai erottamisen yhteydessä tehdyt merkinnät ja kirjeet kuuluvat jäsenrekisteriin. Entisen jäsenen tarkastusoikeus koskee siten myös näitä tietoja, mikäli niitä on olemassa tarkastuspyyntöä esitettäessä. Henkilötietolaki ei estä kirjeiden hävittämistä silloin, jos ne eivät kuulu henkilörekisteriin.
Hakija myös katsoo, että tietoja ei saisi kerätä kuin suostumuksella.
Tietosuojavaltuutettu toteaa, että uskonnollinen yhdyskunta voi kerätä jäsenistään tietoja jäsenyyden perusteella henkilötietolain 8 §:n 5 kohdan yhteysvaatimuksen perusteella. Tietojen keräämiseen eri tarvita jäsenen suostumusta. Kerättävien tietojen pitää kuitenkin olla tarpeellisia yhdyskunnan toiminnan kannalta. Kyseinen säännös oikeuttaa tietojen käsittelyyn jäsenyyssuhteen ajan, jolloin on olemassa asiallinen yhteys jäsenen ja rekisterinpitäjän välillä. Toisaalta uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain 4 §:n mukaan jäsenrekisteriin talletetaan uskontokunnasta eroamisajankohta. Kyseisen lain 7 §:n mukaan uskontokunnalla on oikeus säilyttää tämän lain voimaan tullessa /1.10.1999) voimassa olleiden säännösten nojalla jäsenistä pidettyyn luetteloon merkityt tiedot. Kyseisessä laissa ei ole mitään säännöksiä siitä, kuinka kauan entisiä jäseniä koskevia tietoja saa säilyttää. Se, missä määrin tietoja voidaan säilyttää jäsenyyssuhteen päättymisen jälkeen on lainsäädännön valossa tulkinnanvaraista. Tietosuojavaltuutettu on jo vuosia sitten kiinnittänyt opetusministeriön huomiota lainsäädännön tulkinnanvaraisuuteen tältä osin ja siihen, että olisi tarpeen säätää, kuinka kauan entisiä jäseniä koskevia tietoja jäsenrekisterissä saa säilyttää. Mitään selkeyttäviä säännöksiä ei kuitenkaan ole säädetty. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan ainakaan mitään velvollisuutta entistä jäsentä koskevien tietojen säilyttämiseen ei ole ja ne voidaan siten hävittää jäsenyyden päättymisen jälkeen. Jonkin aikaa tietoja kuitenkin tulee säilyttää jotta säännös eroamistiedon merkitsemisestä jäsenrekisteriin toteutuisi.
Henkilötietolain 11 §:ssä määriteltyjen, arkaluonteisiksi katsottavien henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu. Kyseisessä pykälässä säädetään arkaluonteisiksi tiedoiksi mm. uskonnollista vakaumusta, seksuaalista käyttäytymistä ja terveydentilaa koskevat tiedot. Henkilötietolain 12 §:n 7 kohdan mukaan uskonnollista vakaumusta koskevien tietojen käsittely on kuitenkin sallittua tällaista vakaumusta edustavien yhdistysten ja muiden yhteisöjen toiminnassa, jos tiedot koskevat näiden yhdistysten tai yhteisöjen jäseniä taikka henkilöitä, joilla on niihin säännölliset, yhdistysten ja yhteisöjen tarkoituksiin liittyvät yhteydet, eikä tietoja luovuteta sivullisille ilman rekisteröityjen suostumusta. Sen sijaan muunlaisten arkaluonteisiksi luokiteltujen tietojen käsittely on mahdollista vain henkilön suostumuksella. Rekisterinpitäjän antaman selvityksen mukaan uskontokunta ei kerää eikä pidä kirjaa ihmisten arkaluonteisia tietoja koskevista asioista. Tämänkaltaisia tietoja voi tulla esille seurakunnissa, mutta niitä ei merkitä mihinkään henkilörekisteritietoihin.
Hakija esitti epäilyksensä siitä, ettei monikaan seurakunnan rekisteri täytä minkäänlaisia minimivaatimuksia papereiden säilyttämisestä ja että tietoja saatettaisiin säilyttää esimerkiksi vanhimpien kotona niin, että heidän lapsensa pääsivät niitä lukemaan. Rekisterinpitäjän antaman selvityksen mukaan erotetuista ja eronneista täytettävä kortisto säilytetään lukitussa huoneessa ja lukitussa kaapissa, johon pääsy on vain näitä asioita hoitavilla henkilöillä.
Tietosuojavaltuutettu toteaa, että uskonnollisen yhdyskunnan jäsenyys on henkilötietolain 12 §:n tarkoittama arkaluonteinen henkilötieto. Lisäksi uskontokunnalla saattaa olla hallussaan esimerkiksi erottamisprosessiin liittyen muitakin arkaluonteisia ja salassa pidettäviä henkilötietoja. Henkilötietolain 32 §:n mukainen suojaamisvelvollisuus edellyttää, että rekisterinpitäjän on suojattava henkilötiedot sivullisilta ja esimerkiksi säilytettävä ne sillä tavoin, etteivät niihin pääse ulkopuoliset käsiksi.
Henkilötietolain 10 §:n mukaan jokaisesta henkilörekisteristä tulee laatia rekisteriseloste ja pitää se rekisterinpitäjän toimipaikassa jokaisen saatavilla. Rekisterinpitäjän ilmoituksen mukaan jäsenrekisterin rekisteriseloste on nähtävillä yhdyskunnan toimitalossa Vantaalla.
Hakijan mukaan hänen erottamisestaan ei oltu ilmoitettu maistraattiin. Rekisterinpitäjän ilmoituksen mukaan normaali menettely on välittömästi ilmoittaa maistraattiin jäsenen erottamisesta. Hakijan kohdalla tämä on nähtävästi jäänyt aikoinaan jostain syystä tekemättä.
Hakija tiedusteli myös henkilötietolain 47§:n mukaisesta vahingonkorvausvelvollisuudesta. Sen nojalla rekisterinpitäjä on velvollinen korvaamaan sen taloudellisen tai muun vahingon, joka on aiheutunut rekisteröidylle tai muulle henkilölle tämän lain vastaisesta henkilötietojen käsittelystä.
Tietosuojavaltuutettu ei käsittele vahingonkorvausasioita. Jos henkilö katsoo kärsineensä vahinkoa edellä mainitun pykälän mukaisesti, hänen tulee vaatia vahingonkorvausta suoraan rekisterinpitäjältä. Mikäli asiasta ei päästä sopimukseen, henkilö voi vaatia korvausta käräjäoikeudessa.
Pahoittelen asian käsittelyn viivästymistä, joka on johtunut töiden ruuhkaantumisesta toimistossamme.
Tähän tietosuojavaltuutetun ohjaukseen ei voi hakea valittamalla muutosta.
Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio
Ylitarkastaja Marita Höök